Cloud Management Service: Ottimizzazione delle Ispezioni e della Sicurezza

Ottimizzazione del Back Office e Collegamento Digitale per una Gestione Integrata e Semplice

  • Luglio 12, 2023
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  • Tiziano Albani, European Sales and Business Development Director VIA Technologies Inc.
    Tiziano Albani, European Sales and Business Development Director VIA Technologies Inc.
  • Cloud Management Service: Ottimizzazione delle Ispezioni e della Sicurezza
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    Cloud Management Service: Ottimizzazione delle Ispezioni e della Sicurezza

A cura di Tiziano Albani, European Sales and Business Development Director VIA Technologies Inc.

Spesso si tende a considerare i prodotti FSS basati sull'intelligenza artificiale come semplici dash cam intelligenti, focalizzati sulla rilevazione e prevenzione di incidenti. Tuttavia, l'ultima generazione di FSS connessi al cloud mira a un obiettivo ben più ampio: supportare conducenti, ispettori, formatori e manager nell'accelerare compiti critici che possono ostacolare la produttività. Un esempio lampante è il sistema di sicurezza per carrelli elevatori VIA Mobile360, che offre funzionalità connesse al cloud insieme a un'app mobile interconnessa. Questa integrazione consente la raccolta e l'archiviazione immediata dei dati di ispezione, manutenzione e addestramento nel cloud sotto forma di rapporti. Di conseguenza, un'ispezione può essere eseguita, verificata e archiviata in pochi minuti, semplificando e velocizzando il processo di lavoro. Grazie alle molte componenti essenziali fornite dal cloud, il sistema ottimizza ulteriormente il processo di ispezione del veicolo, permettendo di "pensare più velocemente e meglio" in tutte le fasi dell'operazione.

Responsabilità dei controlli

Chi esegue effettivamente un controllo? Consentite ai vostri autisti di ispezionare i veicoli all'inizio di ogni turno? Avete una persona dedicata il cui compito consiste nell’ispezionare ciascun veicolo? In alcuni casi è possibile che vi sia una persona dedicata poiché alcuni compiti di ispezione richiedono una conoscenza specifica del dominio o l'accreditamento. Accedere all'app VIA WorkX per compilare un rapporto di ispezione significa che tutti i rapporti inviati sono legati a un'identità autenticata, dunque non vi sono dubbi su chi si assume la responsabilità di esecuzione dell'ispezione. Per alcune aziende ciò potrebbe persino rivelarsi un'opportunità di risparmio di tempo in cui i conducenti, con pochi tocchi della loro app, eseguono un'ispezione giornaliera più superficiale e un ispettore dedicato fa un check settimanale più approfondito su specifici requisiti di ispezione delle attrezzature.

Rapporti completi

Quando è stato completato il rapporto? Il dipendente in ritardo che si “tuffa” nel proprio veicolo per recuperare il tempo perso o per un ordine urgente del proprio manager, pensa che eseguirà "più tardi", l'ispezione richiesta costituendo in questo modo un rischio materiale per sé stesso e per gli obiettivi aziendali se l'apparecchiatura si guasta o, peggio, se subisce un infortunio. Gli invii di report con data e ora incoraggiano il personale e la direzione a seguire le regole e le politiche anche quando le pressioni lavorative potrebbero affermare il contrario. Trovare rapporti con timestamp su periodi di tempo specifici è anche molto più veloce e semplice per il personale addetto al back office.

Qualità e completezza

Probabilmente ci sarà sempre un elemento soggettivo per la maggior parte dei modelli di attrezzatura e di ispezione del veicolo, ma quando si saranno definiti chi è il responsabile dell'esecuzione e quali sono i criteri di ispezione, la qualità migliorerà notevolmente. Con un blocco appunti e un modulo cartaceo, un ispettore frettoloso potrebbe dimenticare di spuntare la casella "Funzione luce freno ispezionata". Con l'app mobile WorkX, il modulo deve necessariamente contenere tutti i campi "obbligatori" inseriti per poter inviare l'ispezione. Non ci saranno scuse successive al guasto dell'apparecchiatura per aver "dimenticato" di eseguire l’elemento di ispezione richiesto. Un'app migliora la qualità dell'ispezione, ma allo stesso tempo rende alcune figure responsabili per quella qualità del rapporto di ispezione.

Alzare lo standard

Decidere quali siano i criteri migliori per un'ispezione adeguata dei veicoli e delle attrezzature è probabilmente un mix di aspetti che include: industria, compagnia di assicurazioni, produttore di attrezzature, leggi governative, regolamenti e linee guida. Negli Stati Uniti, ad esempio, la sicurezza e la formazione dei carrelli elevatori ricadono sotto la giurisdizione dell'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) e i marchi di attrezzature hanno propri manuali di manutenzione, ispezione e raccomandazioni sulla formazione. VIA WorkX Connect Cloud Management Service include un modello di rapporto di ispezione basato sulle linee guida OSHA, ma offre anche la possibilità di personalizzare i rapporti in base alle proprie specifiche esigenze, consentendo di creare ispezioni che massimizzano la sicurezza dell’ambiente e di apparecchiature specifiche, soddisfare gli standard governativi e le compagnie assicurative e dare ai dipendenti la tranquillità di sapere che i loro strumenti quotidiani sono ben tenuti e ben curati.

Il vantaggio del back office

C'è un'alta probabilità che il personale d'ufficio stia già raccogliendo i vantaggi offerti dai servizi di tipo SAAS basati su cloud nel lavoro quotidiano. Hanno familiarità con i vantaggi in termini di risparmio di tempo offerti dal controllo dei documenti e dai flussi di lavoro snelli offerti da CRM, programmazione, contabilità e software di gestione dell'inventario. Portare i flussi di lavoro di ispezione, manutenzione e formazione nelle soluzioni software basate su cloud del 21° secolo è una scelta naturale per questi membri del team. I report nel cloud possono essere personalizzati e modificati, ma i dati possono anche essere presentati e analizzati in modalità che velocizzano e semplificano la vita dei team di back office. Se l'apparecchiatura si guasta, potrebbe rendersi necessario apportare modifiche a determinati criteri o frequenza di segnalazione. Se OSHA o la propria compagnia assicurativa introducono una nuova linea guida o regola, i criteri di ispezione possono essere facilmente modificati. Anche i problemi di controllo e archiviazione dei documenti appartengono al passato: niente più ricerche di moduli o documenti nascosti in schedari che occupano spazio.

Magazzino, gestori e back office collegati

Un manager intelligente, o un membro del personale addetto alle risorse umane, potrebbe riconoscere dei vantaggi anche dal collegamento digitale del personale del magazzino, dei manager e dei dipendenti del back office. Quando le ispezioni, la manutenzione, la formazione e forse anche le valutazioni dei dipendenti, diventano più semplici e veloci, si presentano ulteriori opportunità per migliorare le prestazioni e la soddisfazione dei dipendenti.