Raramente un audit va male perché la manutenzione non è stata fatta. Più spesso, succede invece che vada male perché nessuno riesce a dimostrarlo in tempi ragionevoli: il verbale è in un raccoglitore, l'attestato del tecnico esterno nella mail di un collega, l'esito della verifica nella memoria di chi l'ha eseguita. Che si tratti di un'ispezione dell’ASL o ATS, di un audit di certificazione ISO 9001 o ISO 45001 o della visita di un cliente, le domande seguono quasi sempre lo stesso schema.
Tra i clienti di mainsim, il CMMS/EAM italiano, le vediamo ripetersi in settori molto diversi, e le domande si riducono a tre. Per seguirle, in questo articolo prendiamo un esempio concreto: un carroponte bitrave in un reparto di colata.
Prima domanda: questa macchina è in regola?
L'auditor chiede di vedere tutto sul carroponte. La risposta richiede almeno tre cose: sapere che cos'è e dove si trova, avere i documenti che ne attestano la conformità, dimostrare che i controlli previsti sono stati pianificati ed eseguiti. Per un apparecchio di sollevamento questo significa, tra l'altro, le verifiche periodiche di legge previste dall'Allegato VII del D.Lgs. 81/2008 e le verifiche trimestrali di funi e catene richieste dall'Allegato VI in assenza di diverse indicazioni del fabbricante, oltre alla manutenzione indicata nelle istruzioni d'uso.
Se queste informazioni sono distribuite tra cartelle, fogli e caselle di posta, la prima domanda si trasforma in una caccia al tesoro. In mainsim sono raccolte tutte nella scheda dell'asset, che si raggiunge in un paio di clic anche quando l'impianto conta migliaia di elementi: dati tecnici e criticità, dichiarazione CE, manuale, libretto delle verifiche, ciascuno con la propria scadenza. Accanto ci sono le attività programmate, con le verifiche obbligatorie in evidenza, e lo storico di tutti gli interventi.
Seconda domanda: chi ha fatto la verifica, e come?
Poi l'auditor prende un campione, per esempio la verifica trimestrale di luglio, e vuole sapere chi è salito sul carroponte, se era autorizzato a farlo e che cosa ha trovato. L'ordine di lavoro mostra che la verifica è stata svolta nei tempi, il personale coinvolto ed eventuali ditte esterne che hanno avuto parte nel processo. I documenti dell'impresa (DURC, polizza, attestati del personale) sono stati caricati dal fornitore stesso attraverso il portale fornitori, con le relative scadenze, e l'attestato di formazione del tecnico che ha eseguito il controllo è consultabile in pochi secondi.
Il "come" è nella checklist: ogni controllo, ogni task, ogni procedura, ciascuno con il proprio esito. Se c’è una non conformità, il sistema apre un ordine di lavoro correttivo automatico, la cui evidenza è davanti agli occhi dell’auditor.
Terza domanda: come gestite i rischi di questa macchina?
L'ultima domanda sposta l'attenzione dalla manutenzione alla prevenzione, ed è centrale negli audit sulla sicurezza. Nel registro dei rischi gestito con il modulo HSE di mainsim, la caduta del carico dal carroponte ha un responsabile (l'RSPP), una data di revisione e una valutazione: frequenza, gravità, rischio intrinseco e come questo viene ridotto dalle misure previste trasformate in task obbligatorie. Il rischio si può esprimere anche in termini economici, a partire dal valore dell'asset e dalla perdita attesa per singolo evento.
Il punto decisivo, però, è che le misure non sono solo descritte: sono pianificate. Una di queste è proprio la verifica trimestrale della fune eseguita a luglio. Rischio, piano, intervento ed evidenza sono collegati. Il CMMS non sostituisce la valutazione dei rischi né le responsabilità di chi la firma, ma rende verificabile che le misure decise e le procedure prescritte vengano applicate.
Che cosa rende la manutenzione pronta per un audit
Dall'esempio si ricava una lista che vale per qualsiasi asset e qualsiasi settore:
- documenti con revisione, scadenza e autore, collegati all'asset e non a una cartella sul pc;
- verifiche obbligatorie pianificate come attività ricorrenti, distinte dalla manutenzione ordinaria, con scadenze e verifica di conformità;
- storico di tutte le attività svolte e dell’asset stesso;
- checklist con un esito per ogni controllo, misure e foto, invece di un "ok" generico;
- regole che trasformano una non conformità in un'azione correttiva tracciata;
- fornitori che caricano documenti e attestati da soli, con scadenze monitorate;
- un registro dei rischi collegato agli asset e alle misure pianificate;
- una cronologia delle modifiche che mostra chi ha fatto che cosa, e quando.
Se per preparare un audit servono ore e tre colleghi, il problema non è la manutenzione, ma il modo in cui viene registrata e gestita.
Con mainsim le risposte alle domande sono nello stesso sistema in cui si lavora ogni giorno, e alla fine il responsabile scarica il report da consegnare all'auditor. Audit passato.
Cos'è mainsim
mainsim è un software CMMS / EAM per la gestione della manutenzione, degli asset e dei servizi, disponibile in cloud e on-premise. È sviluppato in Italia da mainsim srl, fondata a Genova nel 2001, parte del gruppo Impresoft e certificata ISO/IEC 27001. Usano il software CMMS mainsim oltre 70.000 persone in settori che vanno dal manifatturiero all’industria pesante, dall’energia alle infrastrutture, dal facility management al retail e alla sanità. Riunisce in un’unica piattaforma asset, ordini di lavoro, piani di manutenzione, magazzino ricambi, fornitori, HSE e KPI, con app mobile e funzionalità AI. Si integra con ERP (come SAP, Microsoft Dynamics 365, Sage e Oracle NetSuite) oltre a MES, SCADA, BMS, GIS, WMS, IoT e molto altro. Il software per la gestione della manutenzione mainsim è pensato per organizzazioni con processi complessi, più sedi e fornitori esterni che vogliono adattare il sistema al proprio modo di lavorare senza complicarlo per chi lo usa ogni giorno.
Per gli audit mainsim riunisce in un unico ambiente scadenze e documenti degli asset, verifiche obbligatorie, checklist con esiti e foto, qualifica dei fornitori e registro dei rischi collegato alle misure pianificate.
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